KPIs : 10 passos simples para desenvolver KPIs efetivos em qualquer tipo de negócio.

Os KPIs ou Indicadores chaves de desempenho são métricas que podem ser acompanhadas e fornecer dados importantes para a tomada de decisões na sua empresa. No entanto eles só serão realmente úteis se você identificar aqueles indicadores que são os corretos para o seu negócio.

Encontrei esse artigo que acredito que pode ajudar você a entender o potencial dos KPIs. Seu título original em inglês é How Do You Develop Effective KPIs? 10 Simple Steps For Any Business, escrito por Bernard Marr, e pode ser encontrado integralmente em  http://bit.ly/2PU89V4.

Nele o autor descreve as 10 etapas essenciais que ajudarão você a fazer exatamente isso.  Ao seguir essas etapas, você pode garantir que sua empresa não seja vítima dos erros comuns de KPI que as empresas (grandes e pequenas) cometem.

 

ETAPA 1: COMECE COM A ESTRATÉGIA

 

Você deve sempre começar com a estratégia. Com um plano direto e objetivo de onde sua empresa quer chegar. Sem isso, é incrivelmente fácil acabar com uma lista assustadora de possíveis indicadores que você acha que poderia ou deveria medir.

Sua estratégia, portanto, atua como um ponto de partida para projetar KPIs apropriados. Com muita frequência, as empresas criam um documento de estratégia de 30 a 40 páginas que ninguém lê ou entende. Uma ótima maneira de contornar isso é criar uma estratégia simples de uma página. Isso ajudará você a definir claramente seus objetivos e o guiará na descoberta do que você precisa colocar em prática para alcançá-los.

 

 

ETAPA 2: DEFINA AS PERGUNTAS QUE VOCÊ PRECISA RESPONDER

 

Vincular seus KPIs à sua estratégia imediatamente aumentará seu foco e tornará os KPIs relevantes mais óbvios. Identificar as perguntas para as quais você precisa de respostas reduzirá ainda mais seu foco, porque as perguntas fornecem o contexto dos indicadores.

 

É por isso que, além dos KPIs, sempre aconselho meus clientes a pensar nos KPQs: Key Performance Questions. Isso ajudará você a descobrir quais dados precisa coletar e, portanto, quais KPIs serão mais úteis. Por exemplo, se você planeja executar uma estratégia simples para aumentar sua receita concentrando-se nas áreas mais lucrativas de sua empresa, pergunte: “Onde estamos lucrando e quais processos são mais caros se comparados aos retornos que recebemos?”

 

Uma vez que você tenha clareza sobre as perguntas que precisa responder, certifique-se de que todos os indicadores que você escolher ou designar posteriormente sejam relevantes não apenas para sua estratégia, mas também forneçam respostas a perguntas muito específicas que orientarão sua estratégia e informar sua tomada de decisão.

 

 

ETAPA 3: IDENTIFIQUE SUAS NECESSIDADES DE DADOS

 

Depois de saber quais perguntas você está tentando responder, é necessário definir suas necessidades de dados para estabelecer quais indicadores, métricas ou dados necessários para responder a essas perguntas.

Nesta fase, esqueça a realidade por um momento e considere que informação e conhecimento você quer ter em um mundo ideal. Afinal, tudo pode ser medido!

 

 

ETAPA 4: AVALIE TODOS OS DADOS EXISTENTES

 

Tendo elaborado seus dados ideais na etapa anterior, faça uma análise comparando quais dados você gostaria de ter com o que você já tem assim, você pode ver facilmente o que está faltando.

Pergunte a si mesmo o que você precisa alterar, ajustar ou implementar para garantir que a coleta de dados esteja completamente alinhada com a estratégia e responda completamente às perguntas que você precisa responder. E então, elabore os indicadores certos para atingir esses objetivos.

Lembre-se, a maioria das empresas está cheia de dados. Muitas vezes, os KPIs já estão sendo coletados por diferentes motivos, por diferentes divisões e diferentes gerentes. Faz sentido, portanto, determinar se o que você precisa já está sendo coletado por alguém em algum lugar da empresa, ou talvez esteja quase sendo coletado e alguns ajustes no processo de coleta entreguem exatamente o que você precisa.

 

 

 

ETAPA 5: ENCONTRE OS DADOS DE SUPORTE CORRETOS

 

Os KPIs são incrivelmente poderosos nas mãos certas, mas precisamos reconhecer que também temos acesso a grandes quantidades de dados de suporte que são tão perspicazes e úteis quanto os KPIs tradicionais. Ao encontrar os dados de suporte corretos, seja informações do setor, dados demográficos, estatísticas de tendências, demonstrações financeiras, ou qualquer outra coisa, você pode triangular e verificar suas descobertas.

 

A informação do nosso mundo, onde vastas quantidades de informação estão sendo criadas e armazenadas a cada minuto, significa que há uma grande quantidade de dados de suporte que podem potencialmente fornecer informações relevantes para sua estratégia. Ao encontrar os dados de suporte corretos, você pode ter uma noção melhor do mundo, mais rapidamente, o que ajuda a tomar decisões de negócios melhores e mais rápidas.

 

 

ETAPA 6: DETERMINAR A METODOLOGIA CORRETA DE MEDIÇÃO E FREQUÊNCIA

 

Saber o que você precisa é uma coisa, descobrir como acessar e medir essa informação é outra. Encontrar a metodologia de medição correta é fundamental. Portanto, uma vez que você saiba quais informações você precisa coletar, você precisa encontrar a metodologia de medição correta para obtê-las. Isso é especialmente verdadeiro se você tiver que desenvolver novos KPIs ou ajustar os existentes.

 

É sempre preferível alinhar a frequência de medição com como e quando os dados são usados ​​na organização, porque todos os dados têm uma “vida útil”. Isso significa que a frequência de medição deve estar alinhada com a frequência de relatório. Caso contrário, os dados podem perder impacto e / ou relevância. Por exemplo, se você coletar dados de satisfação do cliente por meio de pesquisa no verão e relatar os resultados no inverno, os resultados já estarão desatualizados há seis meses.

 

 

 

ETAPA 7: ATRIBUIR PROPRIEDADE PARA SEUS KPIs

 

KPIs efetivos exigem dois tipos de propriedade. A primeira é a propriedade do KPI em termos de significado e interpretação. Alguém precisa estar encarregado de olhar para o KPI, interpretar seu significado, monitorar como ele está mudando e decidir o que isso significa para o negócio.

 

A outra propriedade refere-se à coleta de dados. Às vezes, você pode automatizar o processo, mas, na maioria das vezes, a coleta de dados exigirá alguma interação humana. Talvez alguns funcionários estejam envolvidos na transferência de dados de um banco de dados para outro ou tenham que coletá-los manualmente. Novamente, essa propriedade precisa ser claramente definida e seguida.

 

 

 

ETAPA 8: GARANTIR QUE OS KPIs SEJAM COMPREENDIDOS POR PESSOAS DENTRO DE SUA ORGANIZAÇÃO

 

É essencial que todos em sua empresa estejam cientes do que você está tentando alcançar e de como você está medindo o progresso em direção a essas conquistas. Isso é especialmente importante para aqueles que são responsáveis ​​pela propriedade dos KPIs, mas também é importante para as pessoas em toda a empresa, em qualquer nível. Os KPIs devem fazer parte do processo de tomada de decisão para cada funcionário, e todos devem ser capazes de responder à pergunta: “Como o que eu estou fazendo hoje afeta nossos KPIs?”

 

Portanto, você precisa garantir que todos entendam como as métricas que você está coletando estão vinculadas às suas prioridades estratégicas. Isso aumentará o “buy in” – como pessoalmente envolvido e entusiasta sua equipe se sente sobre suas prioridades – e garantir que a revisão constante e melhoria estão no cerne de tudo o que seu povo faz. Se você simplesmente disser a todos que eles têm que coletar um monte de dados extras a partir de agora sem explicar por que, é provável que você acabe com uma força de trabalho sem envolvimento e descomprometida!

 

 

 

ETAPA 9: ENCONTRE A MELHOR MANEIRA DE COMUNICAR SEUS KPIs

 

É sempre bom pensar sobre a melhor forma de comunicar os seus KPIs para que os seus insights sejam óbvios, envolventes e evidentes para todos. Muitos KPIs são relatados em relatórios longos cheios de números ou tabelas, talvez com um gráfico de semáforo para indicar urgência. Isto não é bom o suficiente. Não há absolutamente nenhum ponto que esconda insights importantes em relatórios excessivamente longos que ninguém lê.

 

Visões realmente eficazes ilustram claramente tendências e variações de dados e envolvem o leitor. Tente encontrar a imagem certa para seus KPIs e crie uma explicação dos insights para que os fragmentos de sabedoria extraídos dos dados sejam claros, sem ambiguidade, acessíveis e, o mais importante, acionáveis!

 

ETAPA 10: REVISE SEUS KPIs PARA GARANTIR QUE ELES AJUDEM A MELHORAR O DESEMPENHO

 

Se um KPI não for útil para ajudar você ou outras pessoas em sua empresa a tomar decisões melhores, o que, por sua vez, melhorará o desempenho de sua empresa, será apenas ruído.

Você, portanto, precisa revisar constantemente as métricas que está medindo para ter certeza de que elas são genuinamente úteis e você não está gastando horas (ou pedindo a sua equipe para gastar horas) medindo dados simplesmente para marcar as caixas.

 

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Usados ​​adequadamente, os KPIs fornecem uma ferramenta vital para melhorar o desempenho, tomar melhores decisões de negócios e obter uma vantagem competitiva. Espero que essas 10 etapas ajudem a desmistificar os KPIs e forneçam uma estrutura simples para fazer com que os KPIs funcionem em seus negócios.

 

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